Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA qui encaissent des paiements de particuliers ont l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse ou un système de caisse certifié conforme. Cette loi, issue de l'article 88 de la loi de finances rectificative pour 2015, a profondément transformé le paysage des caisses enregistreuses en France.
En résumé : Si vous tenez un atelier de réparation et encaissez des clients particuliers, vous êtes obligé d'utiliser un logiciel de caisse conforme. L'amende en cas de contrôle est de 7 500 € par logiciel non conforme.
L'obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui reçoivent des paiements de la part de clients particuliers (personnes physiques non assujetties à la TVA). Concrètement :
Les seules exceptions concernent les entreprises en franchise de TVA (micro-entrepreneurs sous le seuil) et ceux qui n'encaissent que des professionnels assujettis à la TVA.
La conformité est définie par l'article 88 de la loi de finances rectificative pour 2015, codifié à l'article L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales. Le logiciel doit respecter quatre conditions fondamentales :
| Condition | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Inaltérabilité | Les données enregistrées (ventes, remboursements, annulations) ne peuvent pas être modifiées après coup. |
| Sécurisation | Chaque opération est tracée et signée numériquement, garantissant l'intégrité des données. |
| Conservation | Les données doivent être conservées pendant au moins 6 ans et pouvoir être restituées à l'administration fiscale. |
| Archivage | Une clôture journalière, mensuelle et annuelle génère des archives certifiées. |
La certification peut être obtenue via un organisme accrédité (LNE, INFOCERT, Bureau Veritas...) ou par auto-certification de l'éditeur. La norme la plus connue est la NF 525 délivrée par l'AFNOR.
En cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter une attestation individuelle délivrée par l'éditeur de votre logiciel ou un certificat délivré par un organisme accrédité. Ce document mentionne :
Chez Ninja POS, une attestation de conformité est disponible depuis votre espace client à tout moment, téléchargeable en PDF.
L'administration fiscale peut contrôler votre logiciel de caisse lors d'un contrôle fiscal. Si votre logiciel n'est pas conforme ou si vous ne pouvez pas présenter l'attestation :
⚠️ Attention aux anciennes caisses enregistreuses : les vieilles caisses mécaniques ou les simples tablettes avec une application de caisse non certifiée ne sont généralement PAS conformes. Vérifiez absolument auprès de votre éditeur.
Au-delà de la conformité actuelle, les réparateurs doivent se préparer à la réforme de la facturation électronique, dont l'entrée en vigueur est prévue à partir de septembre 2026. Cette réforme imposera à terme la transmission électronique de toutes les factures B2B via des plateformes agréées.
→ Lire notre guide complet sur la réforme facturation électronique 2026
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